Comment organiser idéalement un évènement d'entreprise  ?


Un événement d’entreprise se prévoit longtemps à l’avance et demande une planification solide pour ne pas faire un flop.
Suivez nos étapes afin de ne rien n’oublier d’organiser votre évènement avec efficacité.


1 Déterminé les objectifs à atteindre


Quels sont les objectifs que vous souhaiteriez atteindre avec votre événement. Commencez par écrire clairement les raisons qui vous poussent à organiser cet évènement. Ca pourrait être pour le lancement d’un nouveau produit, le renforcement d’esprit d’équipe entre vos collaborateurs ou encore pour remercier vos clients pour leur fidélité.




2 Cibler les participants


Dès lors vous serez à même de définir les participants que vous souhaiteriez à cet évènement. Votre cible sera déterminée en fonction de votre objectif.



3 Confirmez la nature de l’événement

Nous devons choisir la nature de l’évènement que nous souhaitons réaliser en fonction des participants. L’événement doit interagir  avec notre publique cible. Un évènement sportif peut convenir pour du team building, tandis qu’un conférencier peut être choix plus judicieux pour inviter fidéliser des clients.
Un weekend sur la côte peut être un événement très tendance pour remercier votre personnel. Le type d’événement choisi doit remplir les différents besoins attendus par les participants. C’est important que votre cible participe à l’événement.

Le plus important au moment de planifier un évènement est de déterminer sa nature. Il s'agit avant tout de proposer un évènement qui intéresse directement le public visé. À présent que vous connaissez votre objectif et votre public, réfléchissez au type d'évènement d'entreprise qui leur convient le mieux :

Les solutions sont multiples et dépendront avant tout de vos besoins. Pour organiser un évènement, vous devrez bien entendu réfléchir aux intervenants à inviter (internes ou externes à l'entreprise), mais aussi au sujet de l'évènement d'entreprise. Sachez trouver un sujet pertinent, qui incite à la participation et n'est pas traité lors d'évènements concurrents proches du vôtre.

 

4 Ou et quand organiser un événement


Après avoir déterminé le type d’événement que vous souhaitez organiser il faut encore trouver un lieu et une date. Ceux-ci doivent également être planifiés en fonction de certains critères tels que la saison, le climat. Mais également les possibilités d’être présent pour vos clients ou collaborateurs.
L’organisation d’un événement prend beaucoup de temps, nous vous conseillons vivement de choisir une date assez éloignée pour vous permettre d’avoir le temps de tout préparé. Nous vous conseillons d’éviter les week-ends et jours fériés. Regardez bien de ne pas prendre une date qui est déjà prise par un salon dans votre domaine d’activité.

Le lieu est également clé dans la réussite de votre événement. Une bonne disposition des pièces, de la cuisine, salle de réception, des toilettes facilitera grandement le service et l’exécution de votre événement. Votre lieu doit être adapté à la nature de votre événement, au nombre de personne mais également à l’image que vous souhaitez faire passer. Votre lieu doit se trouver proche de vos cibles. Inutile de prendre un lieu situé loin géographiquement car une partie de votre cible ne s’y rendra pas. Vérifié la disponibilité du lieu choisit et réservé longtemps à l’avance. Vous devez impérativement visiter l’endroit avant l’événement afin d’éviter les surprises de dernière minute.

 

5 Qui organise l’évènement


Vous pouvez soit vous diriger vers une société spécialisée dans l’organisation d’événements soit en exécuter la réalisation en interne. En réalité ce choix va dépendre du type d’événement et du nombre de convive. Si vous êtes en petit nombre l’organisation devient toute suite plus facile. Mais si vous passez les 25 personnes et que la réalisation ne se limite pas à la réservation d’un restaurant cela devient vite plus compliqué. Exemple une réception pour le lancement d’un nouveau produit. Bien entendu le cout lié à une organisation externe sera obligatoirement plus cher. Le lieu doit être adapté au nombre de convive ainsi qu’à la nature de l’événement. Le fait que la disposition des pièces soit bien agencée peu facilitée grandement le service et l’organisation de l'événement. Assurez-vous que le timing de votre évènement soit bien coordonné à l’avance. L’emplacement de votre évènement doit se trouver près du lieu de résidence ou de travail de votre cible. Dans le cas contraire une partie des invités pourraient ne pas venir. Vérifier que la date de votre événement ne tombe pas par en même temps qu’une foire dans votre domaine d’activité ou un autre évènement du même type qui pourrait ainsi détourner vos invités de votre évènement. Choisissez une date éloignée dans le temps d’être sûr de pouvoir tout organiser sans stress et pression. Confirmez longtemps à l’avance la réservation du lieu avec le propriétaire. Nous vous conseillons de toujours visiter le lieu avant l’évènement afin d’éviter les surprises de dernière minute.


6 Préparer l’événement


Faire votre To Do List avec tous ce que vous devez faire pour la réalisation de votre événement. N’hésitez pas à écrire le timing bien précis de votre événement, le temps de chaque action en commençant par l’accueil, le temps de parole des intervenants, la restauration ou drink. Tout doit être planifié dans les moindres détails. Si vous avez prévu des goodies à distribuer lors de l'événement c'est important de bien les avoirs avant le jours de la fête. Remettre à vos client ou collaborateurs un cadeau d'affaire ou un objet publicitaire pour marquer l'événement est toujours conseillé. Car vos invités se rappellerons facilement de votre événement au travers de l'objet publicitaire souvenir et le garderont ainsi longtemps en mémoire.
Pensez à briefer le traiteur ou les serveurs, leur montrer le fonctionnement de la cuisine, ou se trouve les réserves.

En conclusion, l'organisation d'un événement n'est pas compliquée. L'essentiel est de s'y prendre à l'avance et de bien planifier les différentes étapes.

Bonne chance à tous pour l'organisation de votre événement, n'hésitez pas à nous laisser des commentaires ou nous poser des questions.