Apprécier vos collègues ou leur faire part de votre gratitude n'est pas une activité qui ne devrait avoir lieu qu'une fois par an. Cependant, nous oublions souvent de le faire tout en étant plongés dans nos tâches quotidiennes. 

Nous avons besoin de journées spéciales comme la fête des Secrétaire (actuellement connue sous le nom de Journée des professionnels de l'administration) pour apprécier nos collègues.

Dans ce cas, ne devrions-nous pas rendre les journées comme la journée des secrétaires plus significatives ?

Voici quelques façons d'apprécier votre assistante favorite et de créer un impact positif sur son travail pour le reste de l'année.

L’histoire de la fête des secrétaires

La journée des secrétaires est une journée observée dans de nombreux pays du monde pour célébrer le travail des secrétaires, assistants et autres personnels administratifs.

On ne peut nier que la quantité de travail que font ces secrétaires efficaces est rapide et consomme de l'énergie et qu'elle ne doit pas être sous-estimée.

Cette journée a été observée pendant la Seconde Guerre mondiale, alors qu'il y avait une pénurie critique de personnel administratif aux Etats-Unis. 

En outre, le fait que les taux de natalité étaient extrêmement bas en raison de la Grande Dépression et du désintérêt général de la population sur le terrain signifiait qu'il n'y avait pas assez de personnel pour pourvoir ces emplois.

Consciente de ce problème, la National Secretaries Association a été créée pour reconnaître les contributions du personnel administratif à l'économie, soutenir son développement personnel et aider à attirer des travailleurs dans le domaine administratif, puis est venu le jour pour célébrer les secrétaires.

En France, c’est depuis 1991 que les secrétaires et assistants sont célébrés le troisième jeudi du mois d’avril.

Offrez-lui un goodies pour la fête des secrétaires

Un set de manucure personnalisé : votre secrétaire se doit d’être présentable surtout si elle est en contact avec des clients, partenaires ou collaborateurs.

Un baume à lèvres personnalisé : pensez-y, une journée à répondre au téléphone peut assécher les lèvres de votre secrétaire.

Un stylo publicitaire : que serait une secrétaire sans un stylo ?

Un parapluie publicitaire: que ferait une secrétaire durant les jours de pluies

Découvrez comment votre assistante veut être appréciée

Chacun a sa propre façon de comprendre et d'interpréter l'appréciation. Certains aiment être reconnus ou loués devant tout le personnel de l’entreprise.

D'autres préfèrent les avantages monétaires ou un jour de congé bien mérité. Quelques autres pourraient vouloir partager de nouvelles idées avec vous et ont juste besoin d'une heure ou plus de votre temps.

Alors, parlez à votre secretaire pour comprendre ses préférences. Il s'agit de la première étape pour donner à la Fête des Secrétaires plus de sens pour eux.

Équipez-la des bons outils

Bien que les cartes et les fleurs manuscrites soient d'excellents cadeaux, elles n'ont pas d'impact durable ni ne résolvent les problèmes auxquels votre assistante est confrontée.

Offrez-leur des cadeaux intelligents qui peuvent rendre leur travail moins stressant non seulement ce jour-là, mais aussi à long terme.

Les assistantes jonglent constamment entre les appareils et la papeterie, répondent aux courriels et aux appels téléphoniques, prennent des notes, etc.

Un logiciel de bureau comme une application de planification ou un système de téléphone intelligent comme un logiciel de centre d'appels peut les aider à rationaliser ces activités beaucoup mieux. 

Non seulement ils l’aident à mieux organiser sa journée, mais également à évoluer et à assumer davantage de responsabilités.

Incluez-la dans vos activités

Votre assistante passera en revue des milliers de courriels et d'appels téléphoniques et les filtrera chaque jour. Elle sera autorisée à prendre de meilleures décisions et sera plus à l’aise de la faire si elle connaît la façon dont vous et votre équipe travaillez. 

Dans la mesure du possible, intégrez votre assistante à vos réunions et activités d'équipe, formelles ou informelles.

Cela l’aidera à mieux comprendre comment les choses fonctionnent et ce qui est actuellement la priorité pour vous.

Plus important encore, cela lui permettra de comprendre comment les autres fonctions de votre organisation fonctionnent et comment les clients ou d'autres tiers interagissent avec votre organisation. 

Un atout pour gérer et filtrer judicieusement les informations qui lui parviennent.

Participez au développement professionnel de votre secrétaire

Oui, les fleurs et les chocolats sont tangibles mais ils sont périssables aussi. Ce serait formidable si les cadeaux qu'elle reçoit l’aident dans son développement professionnel.

 

Par exemple, pensez à leur écrire une recommandation ou à les approuver sur un réseau professionnel.

Motivez professionnellement votre assistante 

Votre assistante pourrait être intéressée pour assister à une conférence pour les professionnels de l'administration ou à suivre des cours de développement des compétences en ligne.

Elle pourrait même être intéressée à travailler avec d'autres équipes de votre bureau - votre équipe des ressources humaines par exemple. 

Parlez-lui et comprenez quels sont ses intérêts et comment elle envisage sa croissance professionnelle dans l'organisation.

Trouvez des moyens de l’aider à y parvenir. Faire des recommandations proactives pour les événements et les cours professionnels auxquels elle peut assister.

Cela fera beaucoup pour que votre assistante se sente appréciée et comprise.

Ces activités peuvent avoir une grande influence positive sur votre assistante et, à son tour, sur le travail qu'elle fait pour vous. 

Il pourrait être difficile de retirer tout cela en une seule journée. Mais la prochaine Journée des secrétaires est une bonne journée pour en choisir une et commencer !